RPAツール導入のために知っておくべき3つのポイント

RPAの導入障壁って実は低い！？RPAツール導入のために知っておくべき3つのポイント

業務効率化を実現するツールとして「RPA（Robotic Process Automation）」を導入する企業が増えている。本稿ではハードルが高いと思われがちなRPAツール導入の際に留意すべきポイントや、導入することによるメリット、活用シーンなどを紹介する。

いまなぜRPAを導入する企業が
増えているのか

RPAとは、これまで人が手作業で行ってきた作業をロボットが代行・自動化することにより、業務プロセスの処理にかかる時間を短縮し、業務効率を向上させるものだ。デスクトップ上で行うキーボードやマウスによる操作の手順、特定の条件による分岐をロボットに教えると、ロボットは教えられたとおりに自動実行する。ちなみにRPAのロボットは、形のある機械ではなくソフトウェアロボットであり、自動化アプリケーションの一種である。

RPAが注目され、導入事例が増えてきた背景の一つに、「働き方改革」がある。働き方改革は、生産労働人口が減少の一途をたどる日本社会において、労働生産性を向上させて長時間労働など人の負担を軽減することが目的だ。

ここ最近、特にRPAの導入が進んでいるのは、業務部門の現場主導により、短期間のうちに少ない投資で導入できることが大きな理由だ。業務を効率化するための新規システムを開発するには数カ月～数年単位もかかるが、RPAならばすぐに導入できる。新規システムの開発には多大な投資が必要になるため、費用対効果が見合わずにプロジェクトが消滅することもあったが、RPAは非常に安価。システム刷新に投資するのなら、RPAを使って延命・改善するという企業が増えているのだ。

当然のことながらRPAの国内市場は急速に伸長しており、2019年に行われたある調査によると、導入率は大手企業（年商1,000億円以上）では50％を超え、中堅・中小企業でも25％となっている。当初は金融業界や大手企業で導入が進んだRPAだったが、その効果が広く認識されたことで、中堅・中小企業へも導入が進んでいると考えられる。

出典：ITR「ITR Market View：AI／RPA市場2018」
https://www.itr.co.jp/company/press/181025PR.html

中堅・中小企業におけるRPA導入のメリット

RPAのメリットは、これまで人が行ってきた定型業務をロボットに代行させることで生産性を向上させることにある。とはいえ、中堅・中小企業には大手企業のようにまとまった定型業務が少ないと考えがちだ。しかし、総務・経理系の業務を中心に、例えば複数のExcelのある項目を１つのシートにまとめて集計するといった単純作業や定型業務は数多く存在する。営業系業務にしても、顧客訪問の合間をぬって週次・月次の売上レポートの作成を行っているというケースもあるだろう。各担当者は、こうした定型業務をこなしながら本来の業務を行っているというのが実情だ。定型業務をRPAに代替えすることで、本来の業務に費やせる時間を増やしたり、残業時間を抑制したりすることが可能になる。

そもそも中堅・中小企業は、大手企業以上に人材不足が深刻な課題となっている。人がこれまで手作業で行ってきた単純作業や定型業務をRPAによって自動化できれば、作業時間を短縮し単純なミスも減少する。従業員は単純作業から解放されることで仕事へのモチベーションも高まり、離職率の抑制も期待できるだろう。こう考えると、大手企業よりむしろ中堅・中小企業でこそRPAは活用されるべきだろう。

2018年度版の中小企業白書においても、中小企業における労働人材不足への対応方法として、「業務プロセスの改善や工夫」（36.3％）、「IT導入、設備投資による省力化」（22.1%）が上位に挙げられている。また、「付加価値の向上及び先進的なIT利活用」の項では、先進的なIT利活用として、AI（人工知能）、ビッグデータ、IoTと並びRPAが取り上げられ、「より高度な作業を人間に代わって実施できる認知技術（ルールエンジン、AI、機械学習等）を活用した業務を代行・代替する取組」と紹介されている。

図：中小企業における労働人材不足への対処方法

中小企業におけるRPA導入例

実際、通販業務における入力・転記作業を自動化したアイリンクス、年末調整の電子申告化を実現したとどろき会計事務所など、劇的に業務効率化を実現した中小企業の事例も登場してきている。

定型処理作業を自動化する
RPAの活用シーン

ここで、RPAが中堅・中小企業のどのような業務で活用できるのかを具体的にみてみよう。RPAのロボットが最も得意とするのは「ルールと手順がしっかり決められた定型処理作業」だ。例えば、多くの企業では基幹業務システムの画面を開いて決まった項目の数字をコピー、またはファイルにエクスポートし、それを表計算ソフトのワークシートにペースト、またはインポートして集計・分析処理を行い、レポートに出力するという作業を行っている。こうしたルールと手順が決まった定型処理作業は単純だが、参照する基幹業務システムの数が増えるほど手間も時間もかかる。これをロボットで自動化すれば、業務プロセスの作業の手間を軽減し、所要時間も短縮できるわけだ。

RPAが特に威力を発揮するのは、膨大な量のデータを扱うような業務である。人手で操作している工数が多ければ多いほど、ロボットによる作業効率は高くなる。さらに人手による作業でありがちな、オペレーションミスによる誤入力を回避するのにも役に立つ。ルールと手順がしっかり決められた定型処理作業であれば、基本的にどんな業務プロセスにも適用できるのがRPAの魅力なのだ。