RPAツール導入のために知っておくべき3つのポイント

業務標準化のために
システム化できるかどうか

RPAを導入する際には、自動化する業務を標準化しなければならない。RPAは、導入しただけで業務を自動化するような「魔法のツール」ではない。まずは業務そのものを標準化することが必要なのだ。

業務部門では、繰り返し実施する機械的な定型処理作業であるのにもかかわらず、ルールや手順をしっかり決めていないために属人化している業務プロセスが多い場合がある。人によって作業手順が違っていたり、業務効率に差があったりする場合には、RPAを導入しても自動化することは難しい。この課題を解決するには、まずルールや手順を棚卸ししてマニュアルに明文化する。その上でRPAを導入するのだが、標準化されていなかった業務の一部はシステム化する必要性も出てくる。

そこでRPAツールの選定時に考慮したいのが、RPAによる自動化だけでなく、業務の整理・見直しをいかにスムーズに進められるかという点だ。業務プロセスに変更を加えることなく自動化できるのもRPAの特徴ではあるが、必要に応じて業務をシステム化できるアプリケーションを開発できればさらに業務効率が向上するのは間違いない。

ユーザー自身が
簡単に設定変更できるかどうか

二つ目の留意したいポイントは、ロボットに対する設定変更が容易なツールを選ぶという点だ。RPAのロボットが実行する作業は、連携する基幹業務システムやWebアプリケーション、Excelワークシート、メールの定型メッセージなどの更改に伴って頻繁に変更が発生する。

しかしながらRPAツールの中には、プログラミング言語を使ってコーディングしなければならないものもある。こうしたRPAツールを導入してしまうと、変更が発生するたびにSIベンダーやコンサルタント、特定のエンジニアに委託して設定変更を行ってもらう必要がある。これでは想定以上の維持コストがかかり、人手による作業よりも費用対効果に劣るという事態になりかねない。

そこで重要になるのが、難しい知識を必要とせず業務部門のユーザー自身がロボットを設定変更できるRPAツールを選ぶことだ。使いやすいか、簡単かというのは、実際に使うユーザーのスキルによって捉え方が変わってくるので、導入前にトライアルを実施することが望ましい。

費用対効果が高く、
多くの従業員が恩恵を受けられるかどうか

三つ目の留意すべきポイントとして挙げたいのが、コストである。既存のRPAツールは、コンピュータ1台あたりの年間コストが100万円以上もかかるケースが多い。よくある定型処理作業を自動化したくても、コスト面から導入できないのだ。もちろん、業務部門単位あるいは中堅・中小企業にとっても敷居が高い。

こうしたRPAツールの課題を解決するために、最近は非常に低廉なコストで導入できる製品も登場している。製品選定の際には、自社が投資可能な範囲のコストかどうかを確認する必要がある。