煩雑な手入力業務をCELFアプリでノンミスシステムに移行
ユーザーに寄り添う多彩なアイデアで更なる業務改革を目指す
株式会社プロカラーラボ
業種： 印刷・同関連業
対象部署： 人事・総務・経理部
対象業務： ストレスチェック・人事データ・営業日報
帳票やメールで届く大量の人事データを、手作業でExcelに転記する日々
兵庫県西宮市に本社をおく株式会社プロカラーラボ（以下プロカラーラボ）は、プロカメラマンの撮影した写真をデジタルで現像・プリント加工し、ブライダルフォト・ポートレイト・デザインアルバム等の制作を請け負う「撮る人がプロなら、仕上げる人もプロ」にこだわった高画質高品質が強みとなっており、昭和41年の創業後は「プロのための総合カラーラボ」として、神戸・東京・京都・大阪に展開している。事業が拡大するにつれ従業員も増え、人事・総務部が扱う業務データも増加、それに伴い人手によるデータの入力・転記作業に限界を感じるようになった。
「以前は紙ベースの帳票による作業がほとんどで、記入漏れやミスも多く、メールでの申請もフォーマットが違うものが届いたりとバラバラでした。これを手作業でExcelファイルに転記しますが、ここでもミスが発生することも。作業の履歴も残らないため、何をどうミスしたのかわからない状態でした」（プロカラーラボ 森田氏）
そこでシステム化を検討し「googleフォーム」等、既存システムの利用を検討したが、外部アプリに個人情報を渡すのはリスクが高い、という社内の反対意見により断念、以前社内システムを外注したベンダー企業への依頼は、システムの属人化やコスト面で躊躇するなど模索する日々が続いた。
見た目や操作がExcelに類似したCELF導入に不安はありませんでした
「そんな中、社内他部署の上長から、Excelが得意ならCELFを使ってみたら？と薦められたのが最初です。Excel操作には自信がありましたので興味を持ちました」（森田氏）
Excelと見た目も操作性もほぼ同様の仕様で、導入については不安も躊躇も感じなかったと振り返る。「これならできる！」と確信し導入の検討をはじめたが、今度は導入予算についての問題に直面する。そこで森田氏は、30日間のCELF導入テスト期間中に「ストレスチェック」アプリを制作する事を思いつく。「ストレスチェック」は厚生労働省の指導により年に一度従業員に対して実施を義務つけられている制度で、2015年にスタートしている。
「ストレスチェックシステムはクラウドサービスでも既にいくつかありますが、費用が100～200万円ほどかかります。これをCELFで制作しその費用をCELF導入予算に充当しようと考えました。「CELF30日間無料トライアル」で作成した「ストレスチェックアプリ」が問題なく稼働したので、CELFを契約しました。「ストレスチェックアプリ」は現在も稼働しています」（森田氏）
外注システムは仕様変更が難しいが、その場ですぐに変えられるのがCELF
「ストレスチェックアプリ」の次にとりかかったのが、紙の帳票による申請を自動集計・一元管理するアプリ作りだった。社員番号に基づき住所氏名など人事データの全てをデータ化、さらに扶養控除・出張申請・精算・報告なども一元管理できるよう組み込んだ。郵便局12万件の郵便番号データを取り込み住所を呼び出す仕組みをアプリに取り入れたり、家族を扶養に入れる際の条件やルールについてマニュアル化、CELFからファイルをダウンロードすることで自宅に持ち帰り確認できる仕組みなど、社内ルールを徹底させる様々な工夫も随所に組み込んだ。
アプリ制作時に森田氏が特に留意したのが「ユーザーにわかりやすいシステムを作る」ことだった。アプリ画面に説明を掲載したり「よくある質問」メニューの作成により、新システムのリリース時に問い合わせが殺到することもなくなり誤入力も激減した。
「常にトライアンドエラーでアプリを制作しています。構築時に壁に突き当たると、CELFのヘルプやコミュニティサイトで質問するなどで対応しています。アプリが完成するとすぐにユーザーに公開しフィードバックを得るようにしていますが、CELFなら（ユーザーからのリクエストを）聞いたその場ですぐに変更できます。外注システムは納品後の仕様変更が難しいですが、CELFならこうした問題は全くありません」（森田氏）
ユーザーに寄り添い進化し続けるCELFまだまだやりたいことがたくさんあります
現在プロカラーラボ内で稼働しているCELFアプリは「ストレスチェック」はじめ、人事・総務部で扱う「個人情報」「出張精算・報告」「社会保険・健康保険」などのデータをはじめ「営業日報」なども全てCELFで一元管理している。それらには様々なアイデアが組み込まれ、例えば「営業日報」の営業報告欄の文字数を140文字以内に制限する設定を組み込むことで文章を要約するスキルを向上させ、CELFでデータをすぐに呼び出せる「見える化」により上長からのフィードバックがスムーズに得られるため、上下間の円滑なコミュニケーションにも一役買っている。
これらを一見すると社内システムとして完成しているかにみえるが、森田氏は「まだまだ」と力強く答える。
「現在ある旧システムの業務も、今後は全てCELFに移行しようと検討中です。また、パートタイマー含めた全従業員にユーザーを拡大すれば、できることが増えますし、まだまだやりたいことがたくさんあります。アイデアがアイデアをうみ、進化が終わらないのがCELFです。今後は他社の事例も参考にしたいので、ユーザー会にも是非参加してみたいですね」
CELFで業務効率化を実現した森田氏だが、さらなる業務改革の構想に余念がない。これらの様々なアイデアや試みは、「働き方改革」の実現に取り組む多くの企業の指針となるだろう。
