近年、各企業に導入が進む「RPA」についてご存知でしょうか。RPAは業務を自動化し、業務の効率化や生産性の向上を促すための技術として多くの企業で導入が進んでいます。RPAについて用語は聞いたことがあっても、内容についてはわからないという方も多いかもしれません。
そこでこの記事では、RPAの概要や、具体的な例、気軽に試せる方法について解説します。
RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）は、今まで人間が行っていたコンピューター上の定型作業を、ソフトウェアロボットにより自動化して、業務の効率化をするための仕組み・ツールです。
日々の定型業務や大量のデータの繰り返し処理など、誰がやっても同じようなルーチンワークなどをRPAによって自動化することで、クリエイティブな業務に集中できるようになります。
近年では、労働力不足やコロナ禍におけるテレワークの普及などにより、業務の効率化は企業の重要課題となりました。RPAは大規模なシステム改修をせずとも導入できることから、注目を集めています。
RPAでできること
RPAを利用する上では「判断を伴わない作業」であるかどうかが、RPAでできること・できないことを分ける境界線です。RPAにおける自動化では、おもに次のようなことが実現できます。
ルールが決まっている単純作業
RPAは定められたルールに従って処理を進めるため、ルールが決まっている単純作業を得意としています。
例えば、大量の請求データを作成するなど、ミスが許されず人の手では労力がかかりすぎる作業も、RPAを活用すればミスなく即座に対応することが可能です。
ルールが決まっていればRPAに出す命令も容易に作成でき、定型業務をRPAにすべて任せることもできます。
何回も繰り返す作業
同じ作業を繰り返し行うことは、人間にとって非常に苦痛を伴う作業になる場合があります。
しかし、RPAは機械的に処理し続けることができ、コンピューターで動作する特性上、何回も繰り返す作業も得意としています。
決まった時間に行う作業
決まった時間に行う作業を定期的に実行し続けることもRPAが得意とする分野です。RPAを利用する際には事前にルールを定めますが、繰り返し作業の延長線上として、決まった時間に行う作業にも対応可能です。
機械的に処理をするため、曜日や時間帯を気にする必要がありません。反対に、実施する作業が不定期なものは実行するタイミングに「判断」が必要になるため、RPAは不得意とする分野になります。
RPAでできることの具体例
「RPAでできること」で解説した内容をもとに、具体的な例をいくつか紹介しますので一つずつ見ていきましょう。
データの入力や集計
請求書や領収書・納品書などの作成では多くのデータを参照し、集計した結果を入力することも多いでしょう。お金に関係する書類も多く、ちょっとしたミスが許されない場合も少なくありません。
しかし、RPAであれば事前に定められたルールに従って処理を進めるため、元となるファイルやデータそのものに間違いがなければ、ミス無く処理を行えます。作業自体がルーチンワークと化していることも珍しくなく、RPAを上手に活用すれば、人力の手間を大幅に減らすことが可能です。
情報の収集
大量の情報を収集し、収集したデータを活用する際にもRPAが活躍します。
例えば、競合他社のWebサイトから見る動向確認や検索結果などの情報を自動的に取得することも、RPAであれば簡単に実現可能です。
また、マーケティングにおける競合調査では、キーワード検索・スクリーンショット・転記・保存作業をRPAによって自動化し、情報の収集を手軽に行えるようにできます。
データの重要性が増す昨今、情報収集を自動化することは大幅な業務効率化が期待できます。
メールの送信や振り分け
企業間だけでなく、顧客（消費者）との連絡手段としてメールは重要です。コールセンターなどのサポート業務を効率的に行うために、メール関連業務も自動化できます。
例えば、顧客からの問い合わせ内容に対して、ルールに応じて振り分けを行ったり、定型のメールを送信することで、対応漏れ、メールの出し忘れ、誤送信などのミスを防ぐことが可能です。実際にRPAを活用したコールセンターの事例もあり、そのコールセンターでは大幅な業務効率化が実現できています。
RPAは企業活動の根幹をなす日常業務を自動化でき、業務の効率化・生産性の向上が期待できます。実際にRPAを導入したいと考えられている場合は、ぜひ上記の内容を参考にしてみてください。
RPAを気軽に試せる方法について
RPAを行うためのソフトウェアは大企業に導入されている高額なものありますが、個人レベルで導入しやすいリーズナブルなものもあります。まずは、実際に身の回りの定型業務を自分達の手で改善してみてはいかがでしょうか？
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