Excelを使った業務の自動化には、マクロやマクロを動かすプログラミング言語であるVBA（Visual Script for Application）の知識が必要になります。VBAを使いこなせれば、さまざまな業務の自動化が実現できます。しかし、VBAを活用するためにはいくつかの注意点を把握しておくことが重要です。
この記事では、VBAの概要や、VBAでできること、事例の紹介と併せて、VBAの注意点について解説します。
VBAとは
VBAはMicrosoft社のOffice製品で利用できるプログラミング言語です。Excelをはじめ、WordやPowerPointなどのツールを自動化する際などに利用できます。
Office製品では「マクロの記録」の機能により、ソフト上で実際に行った手順を記録して自動化することができます。
「マクロの記録」で記録した操作の中身はVBAです。マクロの記録機能でも、集計、データ抽出、画像やフォントのサイズ変更、ファイルの操作、など様々な操作の自動化が可能ですが、VBAを編集することで、より複雑な操作・処理を自動化できます。
業務改善・業務効率化のためには、複雑な処理の自動化を実装する必要があるため、VBAは必須といえるでしょう。
Excelの「マクロ」と「VBA」の違いについては、こちらをご覧ください。
業務改善のためにVBAでできること
VBAでないとできない代表的な処理が、条件によって処理を変える「条件分岐」です。具体的には、下記のような場面で使用します。
「条件分岐」の使用例
- レポート作成の自動化
- メール送信の自動化
- 作成した資料の自動チェック
- Webスクレイピング
など
ExcelでVBAを利用すれば、必要な情報を入力し、表やグラフを自動的に作成できます。
そして、条件分岐の機能を使えば、用途に応じてより詳細なレポートを出力できます。売り上げや、残業時間のレポートを自動で出せるため、業務を効率化できます。
また、Outlookと連携すればメールを複数の宛先に向けて自動的に作成・送信できます。メールを送信する場合は、宛先やCCなどに配慮する必要があり、同じ内容であっても一通ずつ送信しなければならない場合も多いでしょう。そんなときでも、VBAを利用すれば、特定の条件のアドレスを指定して自動的に一括で送信できるため、ミスなく、複数のメールを送信できます。
その他にも、入力内容の正誤表を作成しておき、作成後に自動的に内容をチェック・修正したり、Webサイトから必要な情報を抜き出す「Webスクレイピング」などが行えます。
VBAでの業務改善事例
具体的な活用事例として3つの事例を紹介します。
1つ目は、総務・人事・経理職での活用事例です。
給与計算や経費計算などで日常的にExcelを利用する機会が多く、これらの業務には労力がかかります。
手入力による計算間違いなども課題ですが、ある企業ではVBAで旅費精算表システムを開発し、手入力をなくして自動的に集計・計算できるようになったことで業務の効率化に成功しました。
2つ目は、営業・マーケティング職での活用事例です。
これらの職種では、月次データの報告や商品の分析などにExcelを利用する機会が多いでしょう。利用するデータの量が多く、こちらも手入力では非常に労力がかかる作業です。
ある企業では月次売上や利益表を部署・支店別にExcelファイルとして作成するシステムをVBAで作成しました。定型化されたデータの処理はVBAが得意とするものであり、大幅な業務効率化に成功しています。
3つ目は品質管理・製造開発、管理における事例です。
分析・統計結果を取りまとめるためにExcelを活用する例が多く、大量のデータの効率的な取りまとめが課題になります。
電機メーカーの研究所では、数万の実験結果データを手入力でExcelに入力していましたが、VBAを使ってデータの分析から自動化することで、作業期間を短縮することができました。
このように、さまざまな業種・職種でVBAを使った業務改善事例が報告されています。
VBAの問題点
VBAを上手に活用できれば業務改善・業務効率化が期待できますが、いくつかの問題点も存在します。主な問題点は以下となります。
VBAの問題点
- 膨大な量のデータ処理には不向き
- Office製品の自動化に限定される
- 使いこなすために高度な知識、スキルが必要
例えばExcelは処理できるデータ量が定められており、大量のデータを処理しようとすると非常に重くなります。VBAでは膨大な量のデータを素早く処理することには向いていません。Excelでいえば数万行を超えるようなデータを処理する場合には、別の方法を検討したほうがよいでしょう。
また、VBAはあくまでもOffice製品の自動化を実現するものであり、独立したアプリケーションの開発には不向きです。デザインの構築も苦手としているため、デザイン性を重視するようなアプリケーションの開発はできないと考えてよいでしょう。
加えて、VBAはプログラミング言語であり、使いこなすためには知識やスキルが必要です。プログラミング言語に触れたことがある方には難しくありませんが、経験がない方にとっては習得の難易度は高いかもしれません。
Excelのような操作感でアプリが作れるCELF
Office製品を業務で利用することが一般的になっている現在、VBAは業務改善・効率化のために必要不可欠な存在といえるでしょう。実際にVBAを使った業務改善事例は多く報告されています。
しかし、VBAを使いこなすためには専門知識が必要であったり、膨大な量のデータの処理は苦手としていたりなどの、いくつかの問題点もあることは知っておくべきです。
そこで、業務改善を行いたいという方にオススメするのが、ノーコードで業務アプリケーションが開発できる「CELF」です。
CELFは、Excelのような見た目と操作感で業務アプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。VBAと違って高度な専門知識が必要なく、業務の効率化が実現できます。
さらにRPAオプションを使えば、VBAの知識がなくても自動化処理が可能になり、定例業務のミスを防ぎ、業務効率化が可能です。Excelのような操作で業務アプリが作成できるCELFであれば、VBAが抱える多くの問題も解決できます。
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