業務の効率化を進めるためには、他社が業務効率化に成功したアイデアを参考にすることが重要です。業務効率化のアイデアには、無駄な業務の停止や業務の集約、自動化などさまざまな対策が挙げられます。
本記事では、業務効率化の8つのアイデアや成功させるためのステップ、ツールを使った企業の成功事例などを紹介します。
業務効率化とは？
業務効率化とは、業務における「無理・無駄・ムラ」を排除して、効率的に業務を遂行するための取り組みを指します。
ここでは、業務効率化と生産性向上との違いや、業務効率化に適した作業について解説します。
生産性向上との違い
業務効率化と生産性向上は似ていますが、同じ意味ではありません。両者は手段と目的の関係にあります。
生産性向上とは、限られた投入資源を最大限に活用して生産物の量やサービスの質を向上させ、効率的に利益を上げることです。
業務効率化は、このような生産性向上という目的を達成させるための手段であり、「限られた投入資源を最大限に活用する」という部分の具体的な取り組みを指します。
業務効率化しやすい作業
業務効率化は、向いている作業とそうでない作業があります。業務効率化に向いている作業には、次のような特徴があります。
- 反復作業が多い
- 自動化が可能
- 標準化しやすい
反復作業が多い作業とは、データ入力や書類作成など同じことを繰り返す定型業務や、伝票の処理など手順が決まっている作業を指します。
これらの作業はRPAツールで自動化しやすいことも特徴です。RPA（Robotic Process Automation）とは、ロボットによりパソコン上の業務を自動化するツールのことです。データ入力やフォームの記入など、単純な定型業務や反復作業を自動化できます。自動化により、大幅な業務効率化が可能です。
明確な作業プロセスと一定のルールに従って進める作業は、標準化しやすく効率化に向いています。たとえば、請求書の処理や在庫管理といった業務が挙げられます。標準化により効率を高めながら、一定の業務品質を保てることもメリットです。
業務効率化を成功させるアイデア8選
業務効率化には、さまざまなアイデアがあります。すぐに取り組める業務効率化のアイデアを8つ紹介します。ぜひ参考にしてください。
無駄な業務をなくす
業務効率化のポイントは、無駄な業務をなくすことです。現在の業務プロセスを明確にして、作業工程を細かく分析し、無駄な工程や重複して行っている作業を見つけて削減していきましょう。
たとえば、省いても業務遂行に支障がない業務や形式だけになっている報告書、開催するだけで建設的な話し合いのない会議など、不要な業務を減らしていくことで業務効率化を図れます。
無駄な業務を削減するときは、「どのような目的で行っている作業なのか」「業務を削減した場合、どのような影響があるのか」という点を考えるとよいでしょう。
業務を集約する
同じような業務は集約することで効率化を図れます。部署・拠点ごとに類似した業務を行っている場合、どこか1つの場所・担当者に集約することで、無駄な業務を削減して効率化できるでしょう。
そのためにも、部署や拠点を横断した業務効率化の取り組みが必要です。部署ごとに効率化を考えるのではなく、全社的に取り組むことで根本的な効率化を実現できるでしょう。
業務に優先順位をつける
重要業務や緊急性の高い業務を優先的に行うなど、業務に優先順位をつけることも業務効率化につながります。優先度を考えず目の前にある仕事をこなしていては、重要性のない仕事に時間をかけたり、緊急の仕事が後回しになったりしてしまい、効率的ではありません。
優先順位をつけることですぐに取り組むべき業務が明確になり、本当に必要な業務に集中できます。 その結果、業務の質も高められるでしょう。
ただし、優先順位の検討に時間をかけすぎないことが大切です。優先順位のリスト作成で本来の業務時間が減ってしまっては、本末転倒になります。タスク管理ツールも活用しながら、効率的な仕事配分を行いましょう。
業務担当者の人材配置を見直す
適切な人材配置が行われているかどうかも、業務効率化に関わります。担当業務がスキルに見合っていない場合、業務効率が悪くなるためです。
業務を効率化するためには、担当者のスキルと経験を把握し、適切な業務を割り当てなければなりません。
スキルに合わないと判断した場合は、人材配置の見直しも検討しましょう。適材適所の人員配置であれば、担当者は能力を発揮でき、パフォーマンスを高めることで生産性向上にもつながります。
業務マニュアルを作成する
業務効率化のためには、マニュアル作成も欠かせません。マニュアルがあることで初めての業務でも早く作業に慣れることができ、他の社員に確認するといった時間も減らせます。
マニュアルがあれば、新入社員の教育にかける時間も短縮できるでしょう。業務の標準化により品質を均一に保つことができ、属人化の防止にもつながります。
マニュアルにより全社員が同じ手順・ルールで作業を行うことで、認識違いによるミスやトラブルを防ぐこともできます。
業務フローを作成する
業務フローの作成も、業務効率化に効果的です。フロー図の作成で業務プロセスを可視化し、全体の流れや各作業の関係性が明確になります。
プロセスを把握できることで、重複している作業や時間がかかっている工程を見つけやすいでしょう。
業務フローは定期的に見直し、新たな課題が見つかれば改善に取り組むことも大切です。
また、フロー図の作成は、業務効率化のために新しい業務プロセスに変わる際も役立ちます。たとえば、作業の一部を自動化する場合、フロー図にすることで変わる部分を把握しやすくなり、スムーズな移行ができるでしょう。
業務を自動化する
RPAツールによる業務の自動化により、業務効率化が図れます。RPAツールは24時間の稼働が可能で、人為的ミスを減らして迅速な業務処理が可能です。データ入力やフォーム処理などの定型業務を自動化することで、大幅な効率化を図れるでしょう。
正確な業務により業務プロセスが標準化され、業務品質の向上にもつながります。
自社の課題に合うツール・システムを活用する
業務効率化ができるツール・システムはRPAツールのほかにもさまざまな種類があり、自社の課題や目的に合ったツールを導入することで、スムーズな効率化を図れます。
たとえば、業務効率化ツール・システムには次のような種類があります。
- コミュニケーションツール
- SFA・CRM・MAツール
- タスク・プロジェクト管理ツール
- ペーパーレス化ツール
コミュニケーションツールは、メッセージやチャット機能でコミュニケーションを活性化し、業務の効率化を図るツールです。
SFA・CRM・MAツールは、顧客データの一元管理や営業プロセスの自動化ができます。
タスク・プロジェクト管理ツールは進捗確認やスケジュール管理、メンバー間の情報共有に役立ちます。
ペーパーレス化ツールは、書類の電子化や電子契約の締結、電子データの管理・共有ができるツールです。
自社で効率化した業務内容を洗い出し、適切なツールを選ぶとよいでしょう。
業務効率化を成功させるまでのステップ
業務効率化を成功させるには、手順を踏んで行うことが大切です。
具体的には、次のような手順で進めます。
- 現状の業務を見える化する
- 業務の課題を洗い出す
- 改善策を策定して実施する
- 効果測定を行う
それぞれの手順について、詳しく解説します。
1.現状の業務を見える化する
まず、現状の業務内容をリストアップして、業務の全体像を見える化します。全体像を把握することで、重要な業務や、どの作業に時間をかけているかが見えてきます。
業務に「無理・無駄・ムラ」のある部分もわかり、不要な業務の洗い出しもできるでしょう。
自動化を予定している場合は、繰り返し行う業務作業や定型業務など、自動化できる業務の特定も必要です。
2.業務の課題を洗い出す
リストアップした業務をもとに、課題を洗い出します。重複している作業やミスが多く発生している作業、時間がかかりすぎている業務を特定し、改善が可能かを検討します。
課題の洗い出しには、現場の担当者の意見も欠かせません。積極的にヒアリングを行い、改善が必要な作業や効率化の妨げとなっている課題を見つけましょう。
3.改善策を策定して実施する
課題を洗い出したら、効率化に向けた具体的な改善策を策定します。改善すべき業務を特定しても、すぐにツールの導入を検討するのではなく「業務の削減」や「業務にかける時間の短縮」という観点から改善策を考えるとよいでしょう。
改善策の実施は、通常業務の妨げにならないスケジュールを立てることが大切です。実施の過程では、計画通りに進行しているか定期的に確認し、必要に応じて内容を調整していきましょう。
4.効果測定を行う
施策を実施したら効果測定を行い、結果をもとにした改善策の立案が必要です。思うように効果が出ない場合は原因を解明して改善策を考え、効果が出ている場合もそれで終わりではなく、分析を繰り返して改善のサイクルを回すようにしましょう。
検証と改善を繰り返すことで効率化を意識した業務遂行が根付き、社内全体の業務効率化につながります。
業務効率化のアイデアが豊富なCELF
業務効率化のアイデアに悩んだときは、CELFの活用がおすすめです。CELFは、ノーコードの業務アプリ開発ツールです。専門知識不要で、Excelファイルから業務アプリを作成できます。
見た目・操作性がExcelと同じで運用しやすく、クラウド上で大量データを保存・検索する専用の「データベース」を使えるため、バラバラになっているデータの一元化や、作成したアプリ間の連携で重複管理を減らすことができます。
オプションでRPAツールも年間42,000円（税抜）/台と安価に導入できるため、定型業務の自動化も可能です。「1人1台のRPA」で、個別業務を効率化できます。
業務効率化の成功事例
CELFはこれまで多くの企業で導入されており、業務効率化に成功したという報告が多数あります。
ここでは、CELFを導入した企業の成功事例を紹介します。
RPA機能で業務を自動化
特装車事業を手掛ける極東開発工業株式会社では、負担となっていた請求書業務の効率化にCELFを導入しました。導入の決め手は、構築がシンプルで、コストも抑えられるという点です。
CELF開発パートナーのサポートもあり、導入から1～2ヶ月で稼働を開始できました。
導入により請求業務にかけていた時間を削減でき、自動化によって記入漏れによるミスもなくなりました。
データの一元管理を実現
システム運用サービスを主力事業とするSCSKシステムマネジメント株式会社では、Excelファイルの管理体制に課題がありました。管理業務を効率化する方法を検討した結果、複雑な操作を必要とせず、専門知識がなくても開発できるCELFを導入することになりました。
アプリの開発において通常の業務に影響を及ぼすことなく進められ、CELFでの運用が開始してから、これまで分散していたファイルの集約化が実現しました。
参考：SCSKシステムマネジメント株式会社様 | 導入事例 | CELF
100を超える部署間のデータを連携した事例
大手カード会社の株式会社ジェーシービーでは、Excelを利用した社内情報資産管理を行っていました。しかし、グループ全体で100を超える部署のデータを処理しなければならず、大きな負担となっていました。
課題解決策として、システム開発ほど予算をかけず、同等のことができるソリューションを検討した際に、目に留まったのがCELFでした。CELFの開発では、関数を含むExcelのレイアウトをそのまま取り込める機能などを利用し、導入がスムーズに進みました。
CELFはExcelを使っているのと同じ感覚で違和感なく作業でき、導入により作業負荷が削減されました。さらに、Excelではできなかった柔軟なデータ閲覧や編集作業ができるようになるなど、利便性が大きく向上しました。
業務効率化のアイデアを上手に取り入れよう
業務効率化は、無駄な業務をなくしたり、業務を集約したりなど、さまざまなアイデアがあります。アイデアを取り入れて効率化を図るためには、現状の業務を可視化して課題を洗い出し、業務の削減や自動化などを検討しなければなりません。
効率化のツールとしておすすめなのが、ノーコードで開発できる業務アプリ・CELFです。Excelライクな見た目と操作性で、専門知識がなくてもスムーズに運用を開始できます。課題が多く、本格的な業務効率化を検討している方は、ぜひご活用ください。
