データベースの活用例について業務シーン別に紹介

情報化が進んだことでさまざまな情報をデータとして取得・活用できるようになりました。大量のデータを効率よく管理するために用いられるものがデータベースです。

「データベース」という用語は聞いたことがあっても、具体的にどのように使用されているのかわからないという方は多いのではないでしょうか。また、自分と関わりのある業務の中で、データベースがどのように活用できるのかわからない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、データベースの基礎知識と併せて、活用例や構築方法を解説します。

データベースとは

データベースとは、様々なデータを集めて、利用しやすいように整理したデータの集合体といえるでしょう。もっと簡単に言えば「大量のデータが格納された箱」のようなものです。

データベースと一言でいっても、いくつかの種類に分けられます。代表的な4つのデータベースをご紹介します。

階層型は、ツリーのような構造で関連付けてデータを管理します。親データと子データの関係が「1対1」または「1対複数」で、ある特定の子データにたどり着くルートは１つに限定されます。

ネットワーク型は、関連性のあるデータを網の目のような構造で、相互的に管理をします。親データと子データの関係が「複数対複数」になることも可能で、階層型より柔軟にデータを管理できます。

リレーショナル型は、Excelのような表の形式でデータが格納されています。
表の行を「レコード」、表の列を「カラム」、表全体を「テーブル」と呼び、複数のテーブル同士を、関連付けながらデータを管理します。

例えば、顧客テーブルに顧客ID・顧客名・住所・電話番号などをひとつのレコードとして格納しておき、商品テーブルに紐づけてどの顧客がどんな商品を購入したか、という情報を格納することが可能です。

リレーショナル型データベースは、大量のデータを格納するだけでなく、ほかのテーブルと連携させながらより多くの情報を利用するために用いられます。

今までご紹介した3つのデータベース中で、一番幅広く使われているのはリレーショナル型ですが、万能なわけではありません。リレーショナル型のデータベースは、データの整合性を保つため、データ量が増えると処理速度が遅くなる面があります。

近年、大量のデータを高速で処理するデータベースが求められるようになり、注目されているのが「NoSQL（Not only SQL）」です。（NoSQLの考え方自体は以前からありましたが、比較的新しい概念です）

NoSQLは、リレーショナル型のようにテーブルで構造化せずに様々な形式のデータをそのまま格納することができ、シンプルな処理を得意とし、膨大なデータを素早く処理することが可能です。

データベースの活用例

データベースの活用例として、顧客・商品・社員管理における活用例を紹介します。

顧客管理におけるデータベース活用例

小売業などでは非常に多くの顧客に商品を販売するため、顧客管理は欠かせません。データベースを活用すれば、大量の顧客データを一元的に管理して、さまざまな用途に利用できます。

例えば、顧客情報から商品を購入するターゲット層を導き出す、といった分析・マーケティングに活用可能です。

また、ECサイトの購入履歴をもとに特定の地域で売れやすい商品の傾向を導き出すことも可能でしょう。

商品管理におけるデータベース活用例

商品に関する情報を一元的に管理をする目的でも、データベースは活用されます。

販売管理システムや在庫管理システムなどと連動させ、商品の在庫状況・仕入れ状況・販売状況に応じて、データベースがリアルタイムに更新されるような仕組みなどがそうです。

特にECサイトではリアルタイムに情報を更新する必要があるため、一元的に商品を管理するためにもデータベースの存在は欠かせません。商品の販売日時や時期、顧客層なども併せて管理することで、購入の時期、年齢層、性別などで顧客をセグメント化し、購入見込みが高い顧客に対しアプローチすることができるでしょう。

社員管理におけるデータベース活用例

企業規模が大きくなると管理すべき社員の数も膨大になります。データベースで社員情報を一元的に管理することで、企業内における情報共有も容易になります。

社員のID・氏名・内線番号・メールアドレスなどの情報を管理し、勤怠管理システムや社内の業務システムと連動させることで効率的なシステム運用が実現できるでしょう。

加えて、人事評価や社員の入退社に関わる業務の効率化も期待でき、社員管理データベースはさまざまな業務効率化のためのシステムを導入する上での基盤になります。

データベースの構築方法

データベースはデータベース管理システム「DBMS（DataBase Management System）」を利用して構築するのが一般的です。

DBMSとは、データベースの膨大なデータの維持・管理を行うシステムです。DBMSは、データの検索、追加、削除、更新、高速化、不整合の防止などを行います。つまり、あらかじめ大量データを複数の人で扱うための機能が備え付けられているのです。

Oracle DatabaseやSQL Serverは有償ですが、MySQLやPostgreSQLはオープンソースのDBMSであるため無償で利用できます。

いずれのDBMSを使う場合も共通ですが、「SQL」を習得しなければならない点には注意が必要です。SQLとは、データベースの操作をするために使う言語です。データベースにデータを格納する際だけでなく、その後の変更・削除・検索といったあらゆる操作にSQLが用いられます。

リレーショナル型のデータベースを構築する際には、どのデータをどのテーブルに格納するか、どのようにテーブル同士の紐づけを行うかを検討しなければなりません。高度な知識とスキルが求められる点は覚えておきましょう。

小規模なものであれば、Excelをデータベースのように使うのも可能です。Excelを利用する場合はDBMSほどの汎用性はないものの、SQLを覚える必要がない手軽さが大きなメリットです。

Excelの感覚でデータベースの作成ができる「CELF」

データベースは、様々なシステムを支える根幹部分です。データベースを活用すれば、さまざまな業務の効率化が期待できるでしょう。

しかし、データベースを扱うためには専門的な知識が必要であり、ハードルが高いと感じる方も多いでしょう。小規模なものであればExcelでも構築できますが、Excelでのデータベースの作成・運用は「保守・メンテナンス性が悪い」「大量のデータを取り扱うことができない」などのデメリットがあり、汎用性が高くありません。

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