業務の棚卸を円滑に進めるリーダーの立ち回り方と考え方

新型コロナウイルス感染症対策を日常生活に取り入れた「新しい生活様式」となってから、働き方の見直しを進める企業が増えてきました。

業務改善や業務の可視化、非効率業務の改善など、社内でもよく聞く言葉になっていませんか？
まずは業務の洗い出し、整理をやってみたけれど、うまくいっているかわからない、効果が感じられない、という管理職やリーダーのみなさんは、もう一度取り組んでみるべき課題かもしれません。

思い当たることはありませんか？
もし、心当たりがあるなら、すぐ業務改善に取り組んだ方が良さそうです。

問題の解決には、業務を見てみること

問題を解決するためには、すべての業務を可視化することが必要です。できれば従業員へのアンケートやヒアリングを通じて、日常業務の種類と内容、作業時間やコストを洗い出して、職場全体の働き方を可視化します。

そうすれば、他部署とのつながりや各個人の仕事内容やプロセスが明らかになり、課題や問題点が見つけやすくなります。現状の業務を把握する「業務の棚卸」が、働き方を考えてみる業務改善の第一歩なのです。

業務の棚卸とは？

小売店では、在庫の管理をするために定期的に「棚卸」を行っています。在庫状況を把握して、売れている商品と売れ残ってしまう商品を見極め、今後の発注や売り方を考えます。

オフィスワークにおける業務の棚卸も作業の把握だけでなく、非効率や課題のある業務を発見・改善する目的も含まれています。

業務棚卸を成功に導くポイント

業務の棚卸は、「上から言われて忙しい中やった」という発想で取り組まれてしまうと失敗してしまいます。棚卸の目的は、一人ひとりが担当している・行っている作業を残らず洗い出すことです。「みんなで仕事を楽にするために協力して作る」というマインドセットで始めれば、本音や細かな報告も出てきやすく、失敗も回避しやすくなります。

協力しやすい体制をつくるためのアプローチ

1. 業務棚卸をする目的を共有する
   より良い仕事環境をみんなで作り上げるためには、メンバーの協力は不可欠です。まずは、メンバーに業務棚卸の目的を共有し、前向きに取り組める状況作りをしていきましょう。
2. 業務効率化で生み出された時間をどう使うかまで決めておく
   棚卸で無駄を発見し効率化が成功しても、「結局仕事が増えるだけでは」と、メンバーが疑心暗鬼になったりモチベーションが下がらないよう、余剰時間の使い方は「研修に使う」「早く帰る」など、あらかじめ示しておきましょう。
3. 業務棚卸は「仕事の一部」と認識させる
   普段の業務と関係のない作業だから、手を抜いていい、期日を守らなくてもいい、というような認識のズレを起こさないために、優先度や重要度も伝えて協力を得られるようにしましょう。
4. 「言ったもの負け」を生まないマネジメントを徹底
   「改善できる箇所は見つけているけど、それを指摘すると仕事が増えるから言わない」メンバーがこのような短期的思考にとらわれないよう、管理者は「報告してくれたことへの評価」も怠らないことが大切です。

業務棚卸のメリットはこんなところにも

業務の棚卸で得られるものは、業務量の把握や部内の非効率改善だけではありません。様々な側面でもメリットがあります。

人出不足を解消する最適な人材採用

即戦力追加のための採用は、組織を活性化し、事業推進させる人材の確保が目的です。人選に必要なことは、任せたい業務や業界の経験者ということだけでなく、具体的なタスクを遂行するために最適な人材かどうかが重要です。

業務の棚卸に基づいた業務割り振りができていれば、採用の場面ではもちろん、上層部に人材の新採用を交渉する際にも役立ちます。

人員配置の最適化

どの人材がどのような業務をしてきたのかを明らかにすることは、社内の人材を適材適所に配置する「人員再配置」にも非常に役立つ情報となります。

業務の効率化や最適化を図るための社内の人事マネジメントは、各業務に必要な人員数やスキルの把握が不可欠です。業務棚卸で可視化された情報が大いに役立つでしょう。

テレワーク業務の向上

テレワーク導入にあたり、「どの業務ならオンラインでの作業が可能か」「業務量はどれくらいあるか」などを把握するために業務の棚卸を行った組織は少なくありません。なお、テレワークの継続が多く見込める職場にとって、業務の可視化はメンバーのモチベーションに大きくかかわっているようです。

東京都産業労働局の調査では、「業務棚卸でテレワーク可能な業務が明らかになって安心した」と約60％以上が回答しています。別の調査では、「育児・介護中の社員も長く働けるようになった」、「年齢・立場を超えて協力しあえるようになれた」、「若手社員が定着しやすくなった」など、さまざまなメリットが聞かれています。

働き方改革の第一歩は業務棚卸。さっそくはじめてみよう

では、実際に業務棚卸を実施するには、どのような手順を踏むべきでしょうか。大きく6つに区切ると、以下のようになります。

CELF CAMPusでは、STEPごとに詳しく説明する動画を用意しています。是非ご活用ください。