人材不足への対策や競争力強化のために、ITを活用した業務効率化を実施する会社が増えています。この記事では、ITによる業務効率化のメリットと注意点、効率化の5ステップ、ITツールの選び方を解説します。IT化による生産性の向上を目指している方は、ぜひ参考にしてください。
ITを活用した業務効率化とは？
ITを活用した業務効率化とは、アナログで実施していた作業をIT技術やデジタル技術により効率化することです。
ITによる業務効率化を進める会社は、年々増加しています。ここでは、ITによる業務効率化が必要とされる背景を解説します。また、IT化とデジタル化、DXの違いも併せて確認しましょう。
ITによる業務効率化が必要とされる背景
ITによる業務効率化が必要とされる主な背景には、以下の2つが挙げられます。
- 人手不足の深刻化
- IT化による競合企業の競争力強化
少子高齢化により労働人口が減少している日本では、人手不足が深刻化しており、必要な人材を確保できないケースが増えています。今後も人口が大きく増加する可能性が少ないことを考えると、人手不足の解消は難しいと考えられるでしょう。
限られた人手の中で生産性の維持と向上を目指すために、これまで人が行っていた作業をITツールで自動化する会社が増えているのです。
業務効率が向上することで、利益率が向上するとともに他社に比べて競争力を強化できます。もし、競合企業がIT化による業務効率化を進めた場合、自社のIT化も不可欠になるでしょう。ITを活用した業務の効率化を実現することで、競合他社に遅れを取ることを防げます。
IT化とデジタル化、DXの違い
IT化と似た言葉に、デジタル化とDXがあります。それぞれが持つ意味の違いを、以下で確認しましょう。
- デジタル化：情報をデジタル技術で表現または表示すること
- IT化：デジタル化した情報を活用できる状態にすること
- DX化：業務のデジタル化による組織の変革や、新たなビジネスモデルの創出などを図ること
このように、DXのためにはIT化が必要です。IT化を進めるには、まずは業務のデジタル化を実現する必要があります。
IT化を進める3つのメリット
ここでは、IT化を進める3つのメリットを解説します。
- 業務効率化による生産性の向上
- 人材不足の解消
- 人的ミスの削減による品質向上
IT化の効果を知りたい方やIT化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
1.業務効率化による生産性の向上
IT化を進めれば、業務効率化による生産性の向上が期待できます。なぜなら、IT化を実現すれば、これまで社員が手作業で行っていた業務を自動化できるためです。
自動化が期待できる業務の一例は、以下の通りです。
- データ入力
- メールの作成と送信
- 資料や書類の作成
- 資料の配布
これらの作業を自動化することで、社員はコア業務に注力できるようになります。コア業務に集中して取り組めるようになれば、業務の品質や顧客満足度の向上、ひいては会社全体の生産性アップが期待できるでしょう。
2.人材不足の解消
IT化により業務効率化が実現すれば、人材不足の解消も見込まれます。ITを活用して作業を自動化することにより、人が行う作業量を大幅に削減できるためです。
作業量が減れば、当然のことながら少ない人手で同様の業務をこなせるようになります。このようにIT化を進めれば、仮に確保できる人材が減ったとしても、これまでと同等もしくはより良い業務品質を維持できるでしょう。
3.人的ミスの削減による品質向上
IT化による業務効率化は、人的ミスの削減による品質向上にもつながります。
IT化を実現すれば、これまで手作業で実施していた業務の自動化や、データとシステムの紐づけが可能になります。作業の自動化が進めば、計算ミスや記載ミス、作業忘れといった人的ミスを削減できるでしょう。人的ミスが減れば、業務品質の向上も期待できるのです。
IT化を進める際の3つの注意点
ITによる業務効率化にはさまざまなメリットがある一方で、以下のような注意点もあります。
- IT化の実現にはコストがかかる
- ITに強い人材が必要
- 社内の協力を得ながら進める必要がある
それぞれの内容を確認し、スムーズでトラブルのない業務効率化を目指しましょう。
1.IT化の実現にはコストがかかる
注意点の1つ目は、IT化の実現にはコストがかかる点です。IT化を進めるには、ツールやシステムを導入しなければなりません。
ツールの導入には、初期費用やランニングコストなどの費用がかかります。IT化を進めるにあたっては、費用対効果を十分に考えたうえで、予算内のツールやシステムを導入することが重要です。
なお、ITツールには大きくわけて、以下の2種類があります。
- オンプレミス型
- クラウド型
オンプレミス型は、社内にシステムを構築し自社で運用するため、自社に適したカスタマイズができる一方で、導入コストが高くなる傾向があります。
一方、クラウド型はオンライン上のサーバーで共有されたシステムを利用します。カスタマイズに制限がある一方で、導入コストは比較的安く抑えられます。
システムを導入する際はいくつかのシステムを比較検討し、自社に合ったものを選びましょう。
2.ITに強い人材が必要
注意点の2つ目は、ITに強い人材が必要な点です。IT化を進めるにあたっては、新たなツールやシステムを導入するため、ITに強い人材を用意しなければなりません。
特に、社内にシステムを構築するオンプレミス型を導入するのであれば、ITの専門知識を持つ人材の確保が不可欠といえるでしょう。
自社でIT人材を用意することが難しい場合は、サポート体制が整ったシステムを選ぶことが重要です。
3.社内の協力を得ながら進める必要がある
注意点の3つ目は、社内の協力を得ながらIT化を進める必要がある点です。IT化を推進すれば業務効率化が図れる一方で、業務の手順が大きく変わるケースもあるでしょう。
従来の手順の変更は、一時的な業務量の増加や社員の反発を招く恐れがあります。また、短期間でIT化を推し進めてしまうと、社内の混乱を招くかもしれません。
IT化による業務効率化を目指すのであれば、一部の業務から段階的に導入していくことが重要です。
IT化で業務を効率化する際の5つのステップ
IT化により業務を効率化させるには、以下の5つのステップが必要です。
- IT化を実施する目的の設定
- 課題の洗い出し
- IT化する業務の決定
- 導入するITツールの選択
- 運用と効果の検証
IT化の流れをあらかじめ確認し、スムーズな導入を目指しましょう。
1.IT化を実施する目的の設定
IT化による業務効率化を目指すには、まずIT化の目的を明確にしましょう。IT化の目的の一例には、人手不足解消や業務効率化、品質向上などが挙げられます。
目的を明確にしないままツールの選定や導入を進めてしまうと、最適なツールを導入できない恐れがあります。また、従業員がIT化の重要性を理解できずに、IT化が浸透しない可能性もあるでしょう。
IT化をスムーズに進めるには、最初に目的を決め周知することが重要です。
2.課題の洗い出し
目的が決まったら、現状の確認と課題の洗い出しを行いましょう。課題を明確にすることで、目的の達成に必要な解決策を把握できます。
課題を洗い出す際は、ヒアリングを実施し現場の声を集めることがポイントです。実際に働いている社員の意見を知ることで、効果的なIT化を実現できるでしょう。
ヒアリングはアンケートなど一方的なものではなく、面談などにより双方でコミュニケーションをとりながら実施することが重要です。
3.IT化する業務の決定
課題を洗い出したら、課題の解決のためにIT化が必要な業務を決定しましょう。IT化が必要な業務を決定するプロセスの一例を、以下に紹介します。
- 目的：休日出勤を減らし人件費を抑えたい
- 課題：社員の業務量が多く、就業時間内に終わらない
- IT化する業務の一例：事務作業（RPA：事務作業自動化ツール）／顧客管理（CRM：顧客データ管理システム）
IT化する業務を決定するには、優先度を決め課題解決に最も効果があるものから実施することが重要です。
4.導入するITツールの選択
IT化を目指す業務が決まったら、導入するITツールを選択します。IT化できる範囲や費用、サポート体制などはツールによって異なるため、事前に十分確認してから導入を進めましょう。
ツールの中には、無料トライアルが設けられているものもあります。無料トライアルを活用すれば、操作性や使い心地を事前に確認できるため、ぜひ活用しましょう。
5.運用と効果の検証
ツール導入後は、運用によって得た効果の検証を実施します。先述の通り、ツールの導入には費用がかかります。
運用開始後は効果を確認し、費用に見合った成果が出ているかを確認することが重要です。思うような成果が出ていないときは、運用方法の見直しや導入するツールの変更も検討しましょう。
検証は一度ではなく定期的に実施し、効果の推移を把握したうえで見直しの判断をすることが重要です。
業務効率化に効果的なITツール一覧
ここでは、業務効率化に効果的なITツールの種類と概要を、一覧で紹介します。
| ツールの種類 | 概要 |
| RPAツール（事務作業自動化ツール） | データ集計・データ入力・フォーム処理・レポート生成など、人的判断が不要な単純作業の自動化ができるツール |
| CRMツール（顧客データ管理ツール） | 営業やマーケティングに関するデータを一元管理できるツール |
| ビジネスチャットツール | メッセージチャットやグループチャット、ファイル共有が可能なツール |
| タスク・プロジェクト管理ツール | タスクの割り当てやプロジェクトの進捗状況などを、チームメンバーと管理・共有できるツール |
| オンライン会議ツール | オンライン会議の実施や録音・録画、資料の共有ができるツール |
| ペーパーレス化ツール | 契約書の電子化や電子署名などを可能にするツール |
| ファイル共有ツール | インターネット上のクラウドでファイルの保存や共有、管理ができるツール |
このように、ITツールにはさまざまな種類があります。それぞれの特徴を把握し、自社に合ったツールを選びましょう。
自社に合ったITツールの選び方
最後に、ITツールを選択する際に押さえておくべき4つのポイントを解説します。これらのポイントをもとに、自社に合ったITツールを選びましょう。
操作性
ITツールを選ぶ際は、社員のITスキルなどに応じて操作性が良いツールを選びましょう。
社員に合ったツールを導入することで、運用開始時の社員の負担や現場の混乱を抑えられます。また、効果的なツールの運用が期待できます。
社員のITスキルに不安がある場合は、ぜひ無料トライアルがあるツールを活用してください。本格的な導入前に操作性を確認することで、安心して運用をスタートできます。
セキュリティ
ITツールを導入するのであれば、セキュリティ対策も押さえておきたいポイントです。特にクラウド型のツールは、インターネット上で情報の共有や管理を行うため、十分なセキュリティ対策が施されているかは、非常に重要になるでしょう。
価格が安いツールの場合、セキュリティ対策が明確にされていないケースもあります。情報漏洩などのリスクから自社を守るには、セキュリティ対策がしっかりと開示されているツールを選びましょう。
既存システムとの親和性
ITツールを導入するのであれば、使用している既存のシステムとの親和性も確認が必要です。多くの会社では、ITツール以外にもさまざまなシステムを利用しています。
既存システムとの親和性が低い場合、せっかくITツールを導入しても思うような効果が出ないケースもあります。ITツールの効果的な運用を目指すのであれば、必ず既存システムとの親和性を事前に確認しましょう。
サポート体制
ITツールの導入をスムーズに進めるには、サポート体制が整っていることも大切です。特に社員のITスキルに不安がある場合は、サポートの手厚さは欠かせないポイントとなるでしょう。
導入時だけでなく、運用開始後の不具合やトラブルに迅速に対応してもらうためにも、手厚いサポートは不可欠です。安心してツールの運用をするためにも、サポート対応可能日時や対応方法（電話・メール・チャットツールなど）は必ず事前に確認してください。
自社に合ったITツールを導入し、業務の効率化と生産性向上を目指そう
人材不足や競争の激化を背景に、ITツールを活用した業務効率化を目指す企業が増えています。
ITツールによる業務効率化が実現すれば、生産性向上や人材不足の解消、業務品質の向上が期待できます。一方で、ツールの導入にはコストがかかる点や、ITに強い人材の用意が必要な点は覚えておきましょう。
ITツールにはさまざまな種類があります。効果的なツールの導入を目指すのであれば、自社の目的に合った、使い勝手が良いものを選びましょう。
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