業務効率化ツール・システムはコスト削減や生産性向上などを目的に利用するツールです。RPAツールやコミュニケーションツールなどさまざまな種類があるため、自社の課題に応じて選ぶ必要があります。
本記事では、業務効率化ツール・システムの特徴や種類、メリットなどを解説します。ツールごとのおすすめサービスも紹介しますので、参考にしてください。
業務効率化ツール・システムとは？
業務効率化ツール・システムとは、企業のさまざまな業務を効率化するために設計されたツールのことです。
ここでは、業務効率化ツール・システムの特徴や種類を解説します。
業務効率化ツール・システムの特徴
業務効率化ツール・システムは、業務の生産性向上やコスト削減を目的として利用するアプリケーションやソフトウェアのことです。タスク管理や情報の整理、顧客管理など、さまざまな業務を効率化する機能が搭載されています。
近年は働き方改革の推進や人手不足解消を進めるために業務効率化の必要性が高まっており、ツール・システムを活用する企業が増えている状況です。
業務効率化ツール・システムの種類
業務効率化ツール・システムはさまざまな種類があり、主に次のような種類に分けられます。
| 種類 | 使用目的 |
| RPAツール | データ収集や集計、定型業務などの自動化 |
| SFA・CRM・MAツール | 顧客データの一元管理、営業プロセスの自動化 |
| コミュニケーションツール | メッセージ・チャット、ファイルの共有、日程調整 |
| タスク・プロジェクト管理ツール | 進捗確認、期限の設定、メンバー間の情報共有 |
| ペーパーレス化ツール | 会計書類や契約書の電子化、デジタル書類の管理・共有 |
自社で効率化が必要な業務を明確にして、役立つ機能が搭載されているツール・システムを選びましょう。
業務効率化ツール・システムを導入するメリット
業務効率化ツール・システムの導入には、次のようなメリットがあります。
- コストを削減できる
- 多様な働き方を実現できる
- 生産性を向上させられる
それぞれのメリットを詳しくみていきましょう。
コストを削減できる
業務効率化ツール・システムを導入して不要な業務をなくすことで、コスト削減につながります。
たとえば、ペーパーレス化ツールの導入では、紙の書類の印刷代や郵送代といったコストを削減できます。また、RPAツールで定型業務を自動化すれば、それらの業務を行う労働力が不要になり、人件費の削減につながるでしょう。教育にかけるコストも必要ありません。
多様な働き方を実現できる
業務効率化ツール・システムは、テレワークなど多様な働き方を導入できることもメリットです。働き方改革は、従業員それぞれの事情に応じて多様な働き方を選択できる環境を目指す取り組みですが、実際にテレワークを導入するには、コミュニケーションや情報共有が難しいという問題があります。
しかし、コミュニケーションツールやペーパーレス化ツールを活用することで、離れた場所でのコミュニケーションやデータの共有が可能になり、テレワークの導入も推進できるようになるでしょう。
生産性を向上させられる
業務効率化ツール・システムの導入は、生産性向上にもつながります。無駄な作業を減らし、単純作業・定型業務を自動化することで時間を節約でき、空いた時間は利益に直結する重要業務に集中できるためです。
ルーティンワークばかりでは仕事にやりがいを感じられなくなる場合もありますが、業務効率化により生産性の高い業務に専念できることで、社員のモチベーションも上がります。
スキルが活かせる業務に携わることで、自分の仕事が会社の売上・利益にどのような貢献をしているかを把握しやすくなるでしょう。モチベーションが高まれば、より積極的に業務に取り組めるようになり、生産性も高まります。
業務効率化ツール・システムの選び方
業務効率化ツール・システムを選ぶときは、ツールを選ぶ際のポイントを押さえることが大切です。ここでは、業務効率化ツール・システムの選び方を解説します。
自社の目的に合う機能があるか
業務効率化ツール・システムはさまざまな種類があるため、自社の目的に合う機能があるかの確認が必要です。自社の目的に合う機能を知るためには、まず自社の課題を洗い出し、現状を把握しなければなりません。
現在行っている業務と工数を明確にして、無駄がある作業や効率化が必要な業務、自動化できる作業を分析します。
その際は、ツールの導入によって業務をどのように変化させたいか、何を目指すのかを明らかにすることが大切です。
既存システムとの連携やカスタマイズは可能か
導入するツール・システムが既存システムと連携できることも重要なポイントです。データ連携ができない場合はデータを手入力する手間が発生し、業務効率化の目的が果たせません。データ連携により情報を一元管理できれば、二重入力をする手間がなくなるため、より円滑に導入を進められるでしょう。
将来、業務内容が変わったときにツールが使えなくなることのないよう、業務の変更に合わせてカスタマイズできるかどうかの確認も必要です。
サポート体制は万全か
サポート体制が充実しているかの確認も必要です。特に社内にITの知識を持つ人材が少ない場合、導入時のサポートは欠かせません。ツールによっては、運用のサポートや社内に定着させる体制づくりの支援なども行っているケースもあります。
本格的に導入する前に、トライアルを利用するかスモールスタートで始めることで、サポート体制を確認しておくとよいでしょう。トライアルの段階で操作性も事前に確認しておくことをおすすめします。
業務効率化ツール・システムのおすすめ10選
おすすめの業務効率化ツール・システムについて、ツールの種類別に紹介します。選ぶ際の参考にしてください。
RPAツール
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ソフトウェア上のロボットを利用して定型業務を自動化するシステムです。単純作業や、手順・ルールが決まっているルーティンワークなどを自動化できます。
RPAツールは24時間の連続稼働が可能であり、人為的なミスもないため、人が作業するよりも正確かつ迅速に業務遂行できることがメリットです。
ここでは、RPAツールのおすすめを2つ紹介します。
CELF
CELFは、担当者が自分で業務アプリを作成できるノーコード開発のクラウドサービスです。Excelファイルから自動的に業務アプリを生成でき、Excelとそっくりな見た目と操作性で、Excelの知識やスキルをそのまま活かせます。
オプションによりRPAツールを構築できるため、個別業務・定型のデスクワークを手軽に自動化できるのが特徴です。簡単な画面操作により、専門知識がなくても設定ができます。
ドラッグ＆ドロップでIT専門家でなくても簡単に設定ができるため、ベンダーへの委託や維持費用は必要なく、料金もCELF本体とRPAオプションを含めて1台あたり年間63,000円（税抜）と低コストです。小さな規模で業務効率化ツールを導入したいときにもおすすめです。
参考：CELF
WinActor
Winactorは、2010年にNTTの研究所で生まれたRPAツールです。NTTグループ内で社内利用と機能改善を行い、2014年に販売を開始しました。
日本企業の働き方に合うように改修を重ねているため、ITに精通していない担当者でも直感的にシナリオを開発・改修できます。
スモールスタートから大規模導入まで、幅広く対応しています。導入時には、全国にある販売代理店が現場での導入を丁寧にサポートするため、安心して導入できるでしょう。
参考：WinActor
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、情報共有や意思の伝達を行うツールです。主に、ビジネスチャットや社内SNS、Web会議ツールなどが挙げられます。電話やメールに代わって手軽に情報共有ができ、業務連絡や周知の時間を大幅に短縮できることが特徴です。
チャット機能ではリアルタイムにコミュニケーションができ、メッセージに対してスタンプなどで反応するなど、迅速なやり取りが可能です。ほかにも、一斉通知や伝達を受領できる機能、ファイル・動画共有、タスク依頼・管理機能など、さまざまな機能が搭載されています。
ここでは、コミュニケーションツールのおすすめサービスを2点紹介します。
Slack
Slackは、ビジネス用のチャットアプリです。チャットのほかにファイル共有や通知、検索などの機能があり、チームのコミュニケーションを効率化します。
パソコンやスマートフォン、タブレットなど、マルチデバイスで活用でき、外出先でも業務を進められる点がメリットです。連携できるアプリが2,600個以上と数多いため、情報の一元化を容易にできるという利点もあります。
参考：Slack
Chatwork
Chatworkは、仕事に関わるコミュニケーションの活性化を図るビジネス専用のコミュニケーションツールです。シンプルな機能でITの専門知識がなくても利用でき、チャットだけでなく画像やファイルの共有、タスク・納期の管理などを行えます。
国際的なセキュリティ規格の取得や第三者機関にするセキュリティ監査の実施など、セキュリティ水準も高いため、安心して使用できるでしょう。
参考：Chatwork
SFA・CRM・MAツール
SFA・CRM・MAツールとは、企業の営業活動やマーケティングを支援するツールです。SFAとは「Sales Force Automation」の略で、「営業支援ツール」を指します。
CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、「顧客管理ツール」のことです。
MAは「Marketing Automation」の略で、マーケティング活動の自動化を指します。
それぞれ個別のツールもありますが、SFA・CRM・MAツールは3つの機能を搭載している場合が多いため、幅広い業務の効率化に役立つでしょう。
ここでは、SFA・CRM・MAツールのおすすめサービスを2つみていきましょう。
Salesforce
Salesforceは、SFA・CRM・MAなど、目的に合わった複数の製品を組み合わせて使えるプラットフォームです。自社の課題に応じ、必要な機能を選んで使用できます。
クラウドベースのため、ハードウェアの用意やソフトウェアの購入などの初期投資も必要ありません。導入しやすく、セキュリティ体制も万全です。
自社に合う機能を選ぶため、専門のパートナー企業（Salesforce認定企業）に相談して提案を受けるとよいでしょう。
参考：Salesforce
Mazrica Sales
Mazrica Salesは、AIが搭載されたクラウド型の営業支援ツールです。営業管理だけではなく、AIが案件のリスク分析や類似案件を直接アドバイスするなど、営業プロセスを直接支援する機能もあります。
各担当の進捗状況を直感的に共有できる案件ボードにより、営業組織のリモートワークも支援します。
OCR機能により名刺や議事録のスキャン、自動文字起こしができるため、入力の手間を削減できることもメリットです。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールは、タスクやプロジェクトの進捗状況やスケジュール、リソースなどを管理するツールです。タスクの進行状況を可視化し、メンバーの担当業務や情報を一元管理できます。
チーム単位で管理を行うため、スケジュールの抜け・漏れやタスクの遅れに気づきやすく、メンバー同士でコミュニケーションをとりながら、プロジェクトの進行を円滑に進められます。
ここでは、タスク・プロジェクト管理ツールのおすすめサービスを2つ紹介します。
Backlog
Backlogは、業務を可視化できるプロジェクト管理ツールです。プロジェクトごとに発生する課題などをオンライン上で一元管理できます。コミュニケーション機能でチームのコミュニケーションを促進し、プロジェクトの成功を支援します。
シンプルな操作性と親しみやすいUI/UXにこだわっており、プロジェクト管理ツールに慣れていない方でも簡単に利用できるツールです。
参考：Backlog
Trello
タスク・プロジェクト管理に役立つクラウド型のタスク管理ツールです。タスクをカードで管理し、タスクの追加、変更も簡単にできます。タスクを担当や納期、進捗状況などに絞り込みして見える化できるため、プロジェクトの現状をさまざまな視点から把握できることが特徴です。
マルチデバイスで使用でき、データはリアルタイムで同期されます。追加修正は即時に反映されるのも便利な機能です。
参考：Trello
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールは、紙の書類を電子化するツールです。文書管理システムとも呼ばれます。紙文書の電子化機能や保管・検索機能などを搭載しており、文書管理業務を効率化するとともに、電子帳簿保存法への対応も実現します。
ペーパーレス化ツールの導入により、印刷やファイリング、破棄といった手間を削減し、データとして保管することで保管スペースも不要になることがメリットです。
ペーパーレス化ツールのおすすめツールを2点紹介します。
楽々Document Plus
楽々Document Plusは、ペーパーレス化を促進し、ドキュメントDXをサポートする文書管理システムです。契約書管理やISO文書管理など幅広い業務に対応し、紙文書やフォーマットの違うドキュメントもまとめて管理できます。
高速・高精度な検索機能を搭載しており、必要情報をすぐに見つけられます。
サポート体制も万全です。サポートサイトを設置しており、問い合わせに迅速対応するほか、顧客アンケートを実施して顧客の声を聞き取り、使いやすさなどの製品改善も行っています。
クラウドサイン
クラウドサインは、契約締結から契約書管理まで対応するクラウド型の電子契約サービスです。「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換えることで、契約作業をオンラインだけで完結できます。
契約交渉済の契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を締結できます。従来は数日かかっていた契約作業も、わずか数分で終えられます。
ワークフロー機能があるため、最初に書類の送付順を設定すれば、順番に確認依頼メールが送信されます。送信者側では契約書の閲覧や進捗状況の確認、確認依頼のリマインドができ、スピーディに締結が進む仕組みです。
参考：クラウドサイン
自社に合う業務効率化ツール・システムを選ぼう
業務効率化ツール・システムはコスト削減や生産性の向上、多様な働き方の実現など、さまざまなメリットがあります。人手不足解消や、社員のモチベーションアップも図れるでしょう。ツールの導入で業務効率化を図るためには、自社の課題を洗い出し、解決できる機能を見極めることが大切です。
担当者ごとの業務効率化を図りたいときにおすすめのツールが、業務アプリを簡単に作成できるCELFです。RPAツールを導入し、定型業務の自動化もできます。迅速に業務効率化を図りたい方は、ぜひご活用ください。
