Excelで帳票を作れる？ 専門ツールの導入を検討した方がよいケースとは

様々な業務で使用する「使い慣れたExcel」で、帳票を作成したいと思っている方も多いのではないでしょうか。見積書や経費精算書、請求書などの数字を扱う場合には、Excelの計算機能は非常に便利です。

一方、Excel以外で帳票を作ることのできるソフト（ツール）もありますが、Excelで帳簿を作成する場合とどのような違いがあるのでしょうか。

この記事では、Excelでの帳票の作り方から専用ツールを導入したほうが良いケース、Excelでの作業との違いについて解説していきます。

Excelで帳票は作れるのか?

帳票は会社における取引や会計に関する書類の総称であり、Excelで作成可能です。

Excelで帳票を作成する場合には、フォーマット（テンプレート）を作成して内容を書き換えるだけで使いまわせるようにすることが多いでしょう。Excelには計算機能やマクロ機能などが備わっているため、入力の手間を省けます。

例えば、手作業で請求書を作成する場合、各項目の数値はそれぞれ計算して入力しなければなりませんが、Excelであれば数量や単価に応じた項目ごとの金額、総合計金額などを自動的に入力できます。

帳票は一定のフォーマットを使い回すことが多く、Excelで計算式などを入力したテンプレートを作成しておき、利用する場合がほとんどです。

Excelでの帳票の作り方

Excelで帳票を作る流れは次のとおりです。

1. 出力形式（紙／PDFファイルなど）を定める
2. フォーマットを定める
3. データを入力する
4. 出力する

最初に、帳票を紙で印刷して郵送するのか、データファイルをメールで送付するのかを決める必要があります。
Excelで作成した帳票を印刷する場合、印刷プレビューと実際の印刷結果で、印刷されるサイズが小さくて余白が空きすぎたり、または反対に大きすぎて紙面をはみ出したりすることがあります。取引先などに提出する場合は、必ず一度印刷した上で問題がないか確認しましょう。

出力形式を定めたら、実際にデータを入力するためのフォーマットをデザインしていきます。ゼロから作成することもできますが、帳票テンプレートはMicrosoftをはじめ、さまざまなWebサイトで無料のものが公表されているため、それらを活用してもよいでしょう（※1）。

最後に、帳票テンプレートを使ってデータを入力し、作成した帳票を出力すれば完了です。

実際にデータを入力する際には、印刷用のシートとは別に、データはデータベースとして別のファイルやシートに保存しておき、Excelの参照機能を使って印刷用のシートから参照するようにすると、印刷のレイアウトを調整する手間が省けます。

加えて、同様の帳票を多く作成する場合には、マクロの利用も検討するとよいでしょう。

帳票作成専用のツールとは？

2005年4月に施行された「e-文書法（※2）」、2016年1月に開始された「マイナンバー制度」などにより、多くの企業で「電子帳票」の導入が進みました。その結果、たくさんの種類の「帳票作成ツール」が開発されています。

「帳票作成ツール」とは、帳票の設計、作成、出力、配信、保管や情報管理などの一連の業務処理を効率的に行うために使用するツールです。これまで時間のかかっていた手作業の多くを電子化できる機能が備わっています。

※2「e-文書法」とは、法人税法、会社法、商法、証券取引法などで保管が義務付けられている書類（文書・帳簿・請求書・領収書など）について、電子媒体での保存を認めた法律。
以前は、紙媒体での保管が義務付けられていた。

帳票ツールを導入するメリット

帳票専用のツールは、Excelで帳票を作成する場合とどのように違うのでしょう。ここでは、帳票ツール使用による様々なメリットについてみていきます。

業務効率の改善とコスト削減

帳票ツールの使用により、紙の帳票ではなく電子データでの管理が可能です。帳票の作成、編集や、出力などがいつでもどこでも行えますし、帳票へのアクセスも容易です。保管や管理にまつわるコストの削減につながります。

Excelで帳票を作成する場合は、マクロや計算機能を上手に使えないと手作業が増えてしまいますが、帳票ツールは、帳票の作成に特化した機能が用意されているため、直感的にシンプルな操作で使用できます。より効率的な作業を行う場合は、帳票ツールの導入も検討するとよいでしょう。

安心して使用できる

多くの帳票ツールでは、帳票ファイル毎にアクセス権を付与し、帳票を閲覧したり編集したりできるユーザーを制限することができます。

万が一の場合のバックアップ機能により、データを失うリスクを軽減したり、編集ログを残す機能により改竄を防止したりすることもできます。

また、ファイルは、自動的に暗号化する機能が付いているものが多く、セキュリティ面でも安心して使用できるでしょう。

扱うデータの量が増える

Excelでは扱えるデータ量に制限があり、大量のデータを処理しようとすると動作が重くなり、業務の効率性が低下するでしょう。

帳票ツールは大量のデータ処理、帳票出力を前提に作成されているため、扱うデータ量が多くてもスムーズに動作します。

Excel感覚で帳票作成用のアプリが作れる「CELF」

Excel帳票のメリットは、普段から使い慣れているExcelを使うため作成しやすい点です。しかし、複雑な処理の自動化のためにはマクロやVBAを活用する必要があることや、データ量が多くなると重たくなるため、対応に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そんな方におすすめのソリューションが「CELF」です。CELFはExcelのような操作で業務アプリを作成できるツールです。外部データベースとの連携も可能であり、CELFクラウドを通じてデータベースと連携することも可能です。

CELFで作成した業務アプリであれば、Excel帳票のデメリットをカバーしつつ、Excelと同じような操作感で帳票の作成が可能です。

CELFはデータベース連携も簡単で、Excel帳票を作成する感覚で帳票作成用の業務アプリが作成できます。30日間の無料トライアルをご用意しております。業務効率化でお悩みの方はお問い合わせください。