顧客と直接関わりを持たず、社内で完結する業務である「バックオフィス業務」は、直接利益をもたらすものではありませんが、企業運営を続けるために欠かせない重要な業務です。バックオフィス業務の効率化は、社内全体の業務の効率化につながるため重要視されています。
この記事では、バックオフィス業務の改善方法と改善のポイントについて見ていきましょう。
バックオフィス業務の例
バックオフィス業務の例と併せて、それぞれの業務で発生しやすい課題について解説します。
| 職種 | オペレーション |
|---|---|
| 経理・財務 | 会計業務や予算管理、資産運用などを担当する経理・財務では、直接お金にかかわる業務であるためミスが許されません。しかし、業務量が多く対応に追われているケースが多く見られます。 責任の重い業務であり、誰にでも担当できる業務でないことから人手不足に悩む企業も少なくありません。 |
| 人事・労務 | 人事・労務では採用や人事異動、労働管理を中心とした業務を行っています。他部署と連携しながら業務を行うことが多いのが特徴です。他部署に対してのルール説明、ミスの指摘、期日の催促など、やり取りや調整に時間が割かれ、スムーズに業務を進められないケースが多く見られます。 また、稟議承認に印鑑が必要であったり、勤怠管理がデジタル化されていなかったりと、アナログ業務が多いことで業務の効率化がうまくできない企業も多いでしょう。 |
| 法務・総務 | コンプライアンス管理や社内規定の整備、社内行事の運営、備品の管理などの業務を担当する法務・総務でも、社内の連携や業務量が多いことから対応に追われているケースが多く見られます。 また、法務関連では属人的な業務も多く、対応できる人員が限られている場合には業務が滞りやすくなってしまいます。 |
| 情報システム | 企業のITシステムの運用・保守、セキュリティ対策などを担当する情報システム部門では、業務量の多さや専門性の高さから人員が不足するケースが多く見られます。 また、社内のIT技術に関する問い合わせを一手に引き受けるケースも多く、より人員が不足し、十分に対応できていない企業も珍しくありません。 |
バックオフィスの業務の改善方法
バックオフィス業務を改善することは、コストの削減やヒューマンエラーの防止、生産性の向上など多くのメリットをもたらします。
バックオフィス業務における課題の多くは、人手不足・属人的な業務の存在・連携の多さにあり、改善のためにはこれらの課題を解決しなければなりません。そのための方法としては、おもに次のようなことが考えられるでしょう。
- ワークフローシステムの導入
- ペーパーレス化
- 業務のアウトソーシング
- 業務の自動化
ワークフローシステムとは業務の流れを自動化するためのシステムです。ペーパーレス化と併せて、各種申請や稟議などのアナログな業務手続きをデジタル化することで効率化が期待できます。また、社内で対応するほどでない業務のアウトソーシングや自動化は社内の人員不足を解決するために大きな効果を発揮します。
自社のバックオフィス業務にとって何が大きな課題となっているのかを明確にし、前述の対策を取ることで効果的に効率化が望めます。
バックオフィス業務改善のポイント
バックオフィス業務の改善において、前述の改善方法を実施するにあたっては、次のようなポイントに気をつけるとよいでしょう。
コミュニケーション環境の整備
バックオフィス業務では社内コミュニケーションを頻繁に行います。電話やメールだけでなく、ビジネスチャットツールの導入やWeb会議システムの導入を検討しましょう。
メールでのやりとりは、ビジネスマナーやルールなどを気にするあまり、簡単なメールを一通送るだけでも時間とストレスがかかる場合があります。ビジネスチャットはメールに比べて気軽に送信できるため、やりとりがスピーディーになり、コミュニケーションを効率化できます。Web会議システムは、顧客訪問やリモートワークなど、何らかの事情で社内にいないスタッフも参加できるため、フレキシブルなスケジューリングが可能です。複数人での意見のすり合わせの際などに活用されます。
コロナ禍で普及したテレワークでもこれらの重要性は高く、バックオフィス業務の改善に役立ちます。
マニュアルの整備
また、業務のアウトソーシングや自動化を進めるためには、属人的な業務をなくすことが重要です。そのためには、属人的な業務もしっかりとマニュアル化し、誰もが遂行できる状態にしておかなければなりません。
業務をマニュアル化するなかで、新たにボトルネックとなり得る作業の存在も見えてくるでしょう。その場合には改善策も併せて検討し、業務の効率化を検討することをおすすめします。また、バックオフィス業務の改善に役立つツール類として、社内向けチャットボットやRPA、クラウドサービスなどの活用が挙げられます。改善方法と併せてこれらの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
バックオフィス業務の改善には業務の自動化などのITの活用が欠かせませんが、直接利益をもたらす業務ではないため、会社としてシステム導入を行う対象にはなりにくいのという側面があります。すぐさま大規模な改善は行えなくても、改善できる箇所は大小さまざま存在するかと思いますので、まずは自分達の手でスモールスタートで改善をはじめてみてはいかがでしょうか。
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